Oficinas sin papel: La digitalización como una alternativa ecológica

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23 noviembre 2023
Digitalización de oficinas

Las oficinas sin papel son la nueva tendencia en el sector laboral, y es que no tener papel en una oficina presenta muchos beneficios de los cuáles te hablaremos en esta ocasión. De este modo, sabrás los motivos por los cuales es mejor optar por oficinas sin papel. 

Ventajas de las oficinas sin papel 

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Una oficina sin papeles acelerará todos los procesos de trabajo, ya que la  documentación está en formato digital. Sumado a esto, no implica la necesidad de disponer de un gran espacio físico para guardar los documentos, y no debes preocuparte por los costes por envío. 

Adicionalmente, si todo está digitalizado e internalizado, tendrás la libertad de compartir los documentos con cualquier persona sin tener que desplazarte ni salir de tu oficina. 

Por si fuera poco, con el papel se corre el riesgo de que, por un error, algún documento importante se pierda, pero esto no ocurrirá si optas por digitalizar tu oficina. 

Más allá de eso, un documento digital se puede crear y procesar más rápido que uno impreso. Dicho tiempo se podrá dedicar a otras tareas útiles, como la optimización del flujo de trabajo en la empresa. 

Formas de implantar oficinas sin papeles 

Cuando es momento de estudiar si la digitalización en la oficina es conveniente o no, es importante hacerse varias preguntas: ¿Cuánto tiempo toma buscar un documento? ¿Cómo desconcentra esta actividad a los trabajadores?

Es importante que te hagas estas preguntas, especialmente si se trata de grandes archivos, pues, la tarea podrá ocupar mucho tiempo dentro del horario de trabajo. 

Por esa razón, no debe tomarse a la ligera la posible transición hacia la oficina digital . Si te estás planteando cómo realizar el cambio de manera correcta, debes considerar los siguientes aspectos:

Identifica cuáles son los procesos ineficientes 

Hay algunos procesos que son ineficientes al momento de trabajar, y dificultan los flujos de trabajo. Además, demandan una gran cantidad de esfuerzo y alejan a los empleados de las tareas relevantes. 

Lo que debes hacer es determinar los procesos concretos que dependen de documentos específicos, como es el caso del procesamiento de facturas, así como las evaluaciones de los empleados. 

De esa manera, puedes enfocar tu atención en hallar un proceso que deba ser digitalizado. 

Crear un equipo de liderazgo 

Digitalizar-las-oficinas

El éxito de cualquier iniciativa puede depender de la aceptación por parte del consejo de administración de la empresa. 

Por tanto, es de suma importancia formar un equipo de gestión que se componga por ejecutivos y representantes internos de los departamentos correspondientes.  

Los representantes de cada departamento involucrado podrán proporcionar información útil sobre los retos que representa el descarte del papel.  Mediante la organización de tu propio equipo de liderazgo, todos participarán en el proceso. 

Identificar las oportunidades de digitalización 

Cuando ya conoces todos los pasos de un proceso, será mucho más sencillo detectar deficiencias para luego desarrollar soluciones. 

Si deseas diseñar un proceso de identificación de oportunidades de digitalización, puedes evaluar los siguientes aspectos de tu empresa: 

  1. Capturar la información: Se trata de la captura de los datos de los documentos que llegan a la empresa mediante correo electrónico, fax o correo postal. 
  2. Revisión de la información: Revisar la información que llega a la empresa, especialmente si debe haber aprobación previa o modificaciones. 
  3. Recuperación de información: El acceso a la documentación luego de ser tramitada. 

Incorporación del equipo correcto 

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Para la correcta digitalización de tu oficina, necesitarás herramientas como escáneres y un servidor con una capacidad amplia. A la hora de escoger un escáner, te aconsejamos que valores la velocidad del mismo, al igual que su definición. 

También, necesitarás un sistema de gestión documental para que puedas administrar los documentos a escanear. Finalmente, las oficinas sin papel requieren de un sistema de firmas electrónicas que cuente con validez jurídica. 

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