Descubre las ventajas de una oficina de procesos

Saber qué es una Oficina de Procesos es un elemento primordial si quiere implementar la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) en su organización.

La Oficina de Procesos o Process Management Office (BPM Office) será el ente encargado de estructurar, planificar y organizar el BPM para que si funcionamiento sea óptimo.

En la BPM Office es donde se manejará la gestión de todos los procesos claves del negocio (cadena de valor) para que todos trabajen engranadamente para el logro de los objetivos planteados como organización.

Su forma de trabajo es básicamente tipo comité donde se concentran los gestores de cada uno de estos procesos; de esta forma las decisiones estratégicas se implementan en conjunto y son supervisadas y monitoreadas como un todo donde cada uno de esos procesos juega un papel fundamental.

Con la Oficina de Procesos el proceso productivo se analiza de una forma más secuencial y esto es genera ventajas competitivas, reducción de costos, una visión más integral de los procesos de negocio, mayor eficiencia, y un sinfín de beneficios que mejoran la gestión organizacional.

¿Quiénes deben integrar una Oficina de Procesos?

Para el éxito de una Oficina de Procesos esta debe ubicarse formalmente en la estructura organizacional de la empresa, debajo y como apoyo del nivel ejecutivo (Process Owner, o Propietario del Proceso en el argot de BPM). Debe estar integrada por:

• Un Analista de Procesos quien analizará cada proceso a profundidad y sus métricas y propondrá las mejoras para su optimización al comité.
• Un Diseñador de Procesos que junto al arquitecto de procesos mapea (AS IS) y modela (TO BE) cada nuevo proceso que se desea implementar o el rediseño o transformación de uno existente.
• Un Arquitecto de Procesos que se encarga de modelado junto con el diseñador de procesos, pero además también se encarga de la implementación y documentación de cada proceso (repositorio de procesos).
• Un Jefe de la Oficina de Procesos o Chief Process Officer (CPO) que integra y supervisa a todos los miembros del comité para una efectiva implementación del BPM y el cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados.

¿Cómo implementar una Oficina de Procesos?

Implementar una oficina de procesos es algo sencillo si realmente se tiene claro lo que es la BPM, los procesos medulares del negocio y los objetivos estratégicos se se esperan lograr. En general, para implementar una oficina de procesos son necesarias cuatro etapas o pasos:

Planificación

Esta es la etapa inicial donde se debe identificar, preparar y planificar cada uno de los elementos que integrarán la BPM Office; anticipando los posibles inconvenientes que puedan presentarse y cómo enfrentarlos.

Difusión

Gran parte del éxito del BPM es que todos los miembros de la organización conozcan qué es y lo que hace la Oficina de procesos. Por eso se debe difundir esta nueva forma de gestión dentro de la organización, la nueva cultura de trabajo y sus implicaciones.

Establecimiento de políticas y normas

Esto implica dejar por sentado, y del conocimiento de todos los miembros de la empresa, todas las políticas y normas para los procesos. En este paso también se incluye el establecimiento de los métodos de gestión para esos procesos.

Capacitación y comunicación

Para una implementación eficiente, la Oficina de Procesos debe velar por la capacitación de cada persona involucrada en el proceso y también porque fluya la comunicación para que todo el conocimiento necesario se transmita a quien lo necesite.